Avoir une parfaite gestion comptable au sein de son entreprise est indispensable pour garantir le bon fonctionnement et la pérennité de sa structure. Ainsi, de nombreuses tâches doivent être réalisées au quotidien, ces dernières pouvant se révéler particulièrement chronophages (relance des impayés, réalisation des devis et factures, établissement des fiches de chaque client, déclaration aux différents organismes officiels…). Afin d’optimiser le temps passé sur ces missions et permettre ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur d’autres tâches, il peut être judicieux d’opter pour un logiciel de facturation. Mais en quoi consiste un tel outil ? Quels sont ses avantages ? Voici quelques éléments de réponse.
Comprendre le fonctionnement d’un logiciel de facturation
Par définition, un logiciel de facturation est un outil permettant de faciliter la gestion comptable d’une entreprise. Cela est notamment possible grâce aux nombreuses fonctionnalités dont il dispose. Par exemple, votre logiciel de devis et facture peut générer de tels documents automatiquement en fonction des données et des paramètres que vous aurez configurés au préalable. Un logiciel de facturation peut être installé directement sur les équipements informatiques de l’entreprise, individuellement ou en réseau. Cette deuxième option permet ainsi aux collaborateurs de pouvoir utiliser l’outil de manière simultanée et sur différents supports (ordinateur, tablette, téléphone).
Utiliser un logiciel de facturation : les avantages pour votre entreprise
Avoir recours à un logiciel de facturation confère de nombreux avantages pour les entreprises. D’un gain de temps à la réalisation d’économies financières, en passant par la réduction des risques d’erreurs, opter pour un tel outil se révèle particulièrement judicieux pour élaborer et suivre l’évolution de la trésorerie de l’entreprise.
Gagner de temps
Avant toute chose, un tel logiciel permet de gagner du temps. En effet, comme vu précédemment, les factures et les devis peuvent être générés et envoyés de manière automatique après avoir paramétré certaines données. Mais cette option peut aussi être utilisée dans le cadre d’un impayé. Plus particulièrement, il est possible de programmer un email de relance dès lors qu’une facture n’est pas réglée dans les temps. Un atout non négligeable pour éviter les retards de paiement.
De plus, un logiciel de facturation permet de mettre en place un système de signature électronique. Ainsi, dès lors qu’un document est envoyé à un client, ce dernier peut le signer directement via le logiciel. De quoi gagner un temps considérable et éviter des impressions ou des envois inutiles.
Limiter les erreurs
Avoir recours à un tel outil permet de limiter les erreurs. En effet, toutes les données étant calculées de manière automatique, les erreurs de calcul sont considérablement réduites. De plus, le logiciel de facturation permet d’intégrer toutes les mentions obligatoires sur les documents afin d’éviter tout manquement ou omission d’un point de vue légal et juridique. En effet, un tel acte peut être passible d’une amende lourde, entraînant des dépenses importantes pour l’entreprise.
Réduire les coûts
Enfin, opter pour l’utilisation d’un tel logiciel permet de réduire les coûts. En effet, grâce à l’automatisation de certaines tâches, les collaborateurs dédiés à ce service peuvent consacrer davantage de temps à d’autres missions indispensables au développement de l’entreprise. Ainsi, il n’est pas nécessaire d’embaucher du personnel supplémentaire et d’augmenter le temps de travail de certains salariés.
